Votre potentiel administratif

Ce que nous savons automatiser, et ce que ça coûte aujourd'hui

Le diagnostic ci-dessus s'appuie sur ces repères. Chacun vient d'une source publique, citée à côté du chiffre, et s'applique aux volumes que vous déclarez.

Les repères chiffrés

Les automatismes du référentiel

• Analyse des dépenses par fournisseur — Vous voyez chez qui part l'argent, et où la même facture a été réglée deux fois. 7 000 € par an
• Émission des bons de commande — Le bon de commande part sans ressaisie, à partir de ce qui est déjà connu. 14 € par facture traitée
• Demandes d'achat et validations — Une demande d'achat suit un circuit clair au lieu de circuler par courriel. 1,8 h par jour
• Comparaison des devis fournisseurs — Les devis reçus sont mis côte à côte : prix, délai, conditions. 1,8 h par jour
• Rapprochement des factures fournisseurs — La facture est lue et rapprochée de la commande sans saisie, et l'écart ressort. 14 € par facture traitée
• Contrôle de réception — Ce qui est livré est vérifié contre ce qui a été commandé, avant de payer. 7 000 € par an
• Conservation légale des pièces — Chaque pièce est gardée le temps que la loi impose, et pas au-delà. 5 h par semaine
• Recherche dans les archives anciennes — Les cartons et les vieux disques deviennent consultables comme le reste. 5 h par semaine
• Dossier des attestations et agréments — Vos attestations, agréments et assurances sont à jour et prêts à être transmis. 5 h par semaine
• Reconnaissance des pièces reçues — Chaque document qui arrive est reconnu — facture, contrat, relevé — et classé dans le bon dossier. 1,8 h par jour
• Classement automatique des documents — Vos documents sont rangés sans intervention, et retrouvables par leur contenu et non par leur nom de fichier. 5 h par semaine
• Reprise des données d'un document — Les montants, dates et références d'un document sont repris automatiquement, sans ressaisie. 2,4 h par semaine
• Rapprochement des pièces d'un dossier — Le devis, la commande, le bon de livraison et la facture se retrouvent réunis d'eux-mêmes. 5 h par semaine
• Résumé d'un dossier volumineux — Un dossier de deux cents pages se lit en dix lignes, avec le renvoi vers les passages qui comptent. 2 h par semaine
• Recherche en français dans vos dossiers — Vous posez la question en français — « le contrat signé avec Dupont en mars » — et la pièce remonte. 5 h par semaine
• Contrôle des pièces manquantes — Un dossier incomplet est signalé avant qu'il ne bloque, et la relance part toute seule. 1 800 € par an
• Suivi des versions d'un document — Vous savez toujours quelle version fait foi, et ce qui a changé entre deux. 5 h par semaine
• Réponses aux questions récurrentes — Les questions qui reviennent chaque semaine reçoivent une réponse immédiate, avec vos mots. 23 % des demandes reçues
• Tri du courrier entrant — Vos courriels et pièces jointes sont reçus, triés et rangés au bon endroit, sans que personne n'ait à les ouvrir un par un. 1,8 h par jour
• Rappel avant les échéances — Vous êtes prévenu avant la date, pas après : renouvellements, déclarations, préavis. 6 h par semaine
• Dossier de recouvrement — Un impayé part au recouvrement avec ses pièces déjà réunies. 14,1 jours
• Suivi des contrats et reconductions — Aucun contrat ne se reconduit tacitement sans que vous l'ayez décidé. 6 h par semaine
• Registre des données personnelles — Le registre exigé par la réglementation se tient à jour tout seul. 6 h par semaine
• Suivi des formalités au greffe — Assemblées, dépôts de comptes et mises à jour au greffe sont préparés et suivis. 6 h par semaine
• Avancement des dossiers — Vous voyez où en est chaque dossier sans avoir à demander. 2 h par semaine
• Correspondance d'un dossier rassemblée — Tous les échanges d'un dossier au même endroit, quel que soit leur canal. 23 % des demandes reçues
• Suivi des livrables jusqu'à l'acceptation — Chaque livrable est suivi jusqu'à sa validation écrite par le client. 2 h par semaine
• Comptes rendus de réunion — Le compte rendu et les décisions sont écrits pendant que c'est frais. 2 h par semaine
• Tâches et suites à donner — Ce qui reste à faire sur chaque dossier est visible, avec qui et pour quand. 2 h par semaine
• Point du matin pour le dirigeant — Ce qui a bougé depuis hier et ce qui appelle une décision, en une page. 6 h par semaine
• Suivi de l'activité de l'équipe — Qui traite quoi, et où la charge s'accumule. 2 h par semaine
• Situation financière mensuelle — Votre situation du mois, sans attendre le bilan. 6 h par semaine
• Indicateurs de votre activité — Les quelques chiffres qui décrivent réellement votre activité. 1,8 h par jour
• Attestations du personnel — Attestations et documents demandés par vos salariés partent sans vous mobiliser. 6 h par semaine
• Demandes de congés et compteurs — Les demandes suivent un circuit clair et les compteurs se tiennent seuls. 6 h par semaine
• Contrats de travail préparés — Le contrat est prérempli à partir du poste et de la convention applicable. 6 h par semaine
• Plannings et couverture des créneaux — Le planning se construit et signale les créneaux sans personne. 6 h par semaine
• Recherche de remplaçants — Une absence déclenche la recherche d'un remplaçant, sans vingt appels. 6 h par semaine
• Éléments variables prêts pour la paie — Heures, primes et absences arrivent au cabinet comptable prêts à l'emploi. 850 € par correction
• Numérisation depuis un téléphone — Une photo suffit : le document est redressé, lu et rangé, sans passer par le scanner du bureau. 2,4 h par semaine
• Alerte sur les écarts et doubles règlements — Un prélèvement inattendu ou un double paiement vous est signalé le jour même. 1 160 € par an
• Tableau de trésorerie — L'état de vos comptes et ce qui va tomber, sur un seul écran. 7 h par mois
• Récupération des mouvements bancaires — Vos relevés arrivent seuls, tous les jours, sans téléchargement manuel. 7 h par mois
• Préparation des paiements — Les paiements sont préparés et n'attendent plus que votre validation. 49 € par an
• Prévision de trésorerie à trois mois — Vous savez ce qu'il restera sur le compte dans un mois, deux mois, trois mois. 1 160 € par an
• Rapprochement bancaire — Les écritures se rapprochent d'elles-mêmes ; seuls les cas douteux vous sont soumis. 7 h par mois
• Détection des demandes urgentes — Une mise en demeure ou une relance pressante ressort du lot au lieu de dormir dans la boîte. 23 % des demandes reçues
• Passage du devis à la commande — Un devis accepté devient une commande sans ressaisir quoi que ce soit. 2,4 h par semaine
• Préparation des devis — Le devis est préparé à partir de vos tarifs et de la demande, prêt à relire. 23 % des demandes reçues
• Suivi des encaissements — Vous voyez ce qui est réglé, ce qui ne l'est pas, et depuis combien de temps. 14,1 jours
• Facturation à l'avancement — Les factures partent quand elles doivent partir, au bon montant. 14 € par facture traitée
• Prise en charge des demandes entrantes — Toute demande reçoit une réponse le jour même, et aucune ne se perd. 23 % des demandes reçues
• Tableau des affaires en cours — Toutes vos affaires en cours sur une page, avec ce qui les fait avancer ou stagner. 5,7 jours
• Relance des devis sans réponse — Les devis sans nouvelle sont relancés par courriel ou SMS, au bon moment. 14,1 jours
• Transcription des appels et dictées — Ce qui se dit au téléphone devient un compte rendu écrit, sans le retaper. 2 h par semaine

Les métiers couverts

Chaque métier a sa page, avec les automatismes qui le concernent.

• acteurs culturels
• agences de communication
• agents immobiliers
• architectes
• auto-écoles
• avocats
• cabinets de conseil
• cabinets de recrutement
• cabinets de rééducation
• chirurgiens-dentistes
• commerçants
• commissaires de justice
• conseillers en gestion de patrimoine
• courtiers en assurance
• diagnostiqueurs immobiliers
• écoles de loisirs
• experts judiciaires
• experts-comptables
• exploitants agricoles
• garages automobiles
• géomètres-experts
• grossistes
• hôteliers
• infirmiers libéraux
• laboratoires de biologie médicale
• maçons
• médecins
• notaires
• organismes de formation
• pharmaciens
• praticiens de santé
• réparateurs
• restaurateurs
• services d'aide à domicile
• services de proximité
• sociétés de transport sanitaire
• sociétés informatiques
• syndics de copropriété
• traducteurs
• transporteurs routiers
• vétérinaires

Méthode

55 automatismes, répartis sur 41 métiers, et 15 repères adossés à une source publique datée. Ces repères ne décrivent pas votre entreprise : ils décrivent ce qu'on observe ailleurs, et le diagnostic les applique aux volumes que vous indiquez. C'est pourquoi le résultat est rendu en fourchette, et jamais comme une mesure.